La désignation d'un représentant fiscal en France mobilise plusieurs intervenants et suit un processus en cinq phases distinctes. Chaque phase comporte des vérifications, des documents à rassembler et des actions à mener dans le bon ordre. Cette checklist vous permet de piloter votre démarche de bout en bout, sans risquer d'oublier un élément qui retarderait l'attribution de votre numéro de TVA français. Consultez également notre guide des étapes de désignation pour une description approfondie de chaque phase.
Phase 1 — Analyse préalable
Avant d'engager toute démarche, clarifiez votre situation réglementaire et commerciale. Cette phase est décisive : elle conditionne le choix du régime applicable, l'urgence de la démarche et le périmètre exact de la mission confiée à votre représentant fiscal.
Commencez par vérifier si votre entreprise est effectivement soumise à l'obligation de représentation fiscale en France. L'article 289 A du Code général des impôts impose cette obligation à toute entreprise établie hors de l'Union européenne réalisant des opérations taxables en France. Les entreprises de l'UE peuvent en être dispensées, mais peuvent choisir d'y recourir volontairement.
Liste de vérification — Phase 1
- Vérifier le pays d'établissement de la société (UE ou hors UE)
- Identifier la nature des opérations réalisées ou prévues en France (livraisons de biens, prestations de services, importations, stockage)
- Confirmer que ces opérations sont effectivement localisées en France et taxables à la TVA française
- Estimer le volume prévisionnel annuel de TVA collectée et déductible (détermine le régime déclaratif : mensuel ou trimestriel)
- Vérifier si des opérations ont déjà été réalisées sans représentant fiscal (situation à régulariser)
- Identifier la date de début prévisionnelle des opérations pour planifier les délais
- Vérifier si un numéro de TVA étranger existe déjà (il sera communiqué à la DGFiP)
- Déterminer si des mouvements de stocks intracommunautaires (DEB) seront concernés
Si votre entreprise est britannique, notez qu'elle est soumise au régime hors UE depuis le 1er janvier 2021 et doit désigner un représentant fiscal accrédité. Pour les entreprises suisses, américaines, canadiennes et chinoises, l'obligation est également systématique dès la première opération taxable en France.
Phase 2 — Documents à réunir
La constitution du dossier documentaire est l'étape la plus chronophage du processus. Certaines pièces nécessitent plusieurs semaines d'obtention (traductions assermentées, apostilles, extraits de registre). Consultez notre page documents nécessaires pour la liste commentée et les conditions de forme applicables selon votre pays d'origine.
Documents relatifs à la société
- Extrait du registre du commerce du pays d'origine, datant de moins de 3 mois
- Statuts de la société (version en vigueur, avec les éventuelles modifications récentes)
- Numéro de TVA étranger ou attestation d'assujettissement fiscal dans le pays d'origine
- Apostille sur les documents officiels (pour les pays signataires de la Convention de La Haye)
- Légalisation consulaire pour les pays non signataires de la Convention de La Haye
- Traductions assermentées en français de tous les documents en langue étrangère
Documents pour le contrat de représentation
- Pièce d'identité en cours de validité du représentant légal (passeport ou carte nationale d'identité)
- Délégation de pouvoir signée (si le signataire du mandat n'est pas le représentant légal statutaire)
- RIB ou IBAN de la société au nom de la société (pour les remboursements de TVA)
Justificatifs d'opérations taxables en France
- Factures de ventes ou d'achats impliquant des opérations localisées en France
- Contrats commerciaux avec des clients ou fournisseurs français
- Bons de commande ou de livraison attestant d'un flux économique en France
- Pour les activités e-commerce : captures d'écran du site, conditions générales de vente, exemples de commandes livrées en France
Anticipez un délai de 5 à 10 jours ouvrés pour les traductions assermentées et de 3 à 7 jours pour l'apostille. Pour les pays nécessitant une légalisation complète, comptez 3 à 6 semaines. Commencez ces démarches en parallèle de la sélection du prestataire.
Phase 3 — Sélection du prestataire
Le représentant fiscal engage sa responsabilité solidaire pour le paiement de votre TVA envers le Trésor public français. Ce n'est pas un simple prestataire administratif : son profil financier et sa rigueur opérationnelle vous concernent directement. Consultez notre comparatif des représentants fiscaux pour identifier les prestataires accrédités et comparer leurs offres.
Critères de sélection à vérifier
- Confirmer que le prestataire dispose d'une accréditation DGFiP valide (demander le numéro d'accréditation)
- Vérifier l'expérience dans votre secteur d'activité (e-commerce, import/export, services numériques, industrie)
- Comparer les tarifs annuels : honoraires fixes, coût par déclaration, gestion des remboursements
- Vérifier les prestations incluses : nombre de déclarations, assistance en cas de contrôle, gestion de la DEB
- Évaluer la réactivité : délai de réponse aux demandes, interlocuteur dédié
- Vérifier la capacité à gérer les communications en langue étrangère (anglais, allemand, espagnol...)
- Lire les conditions générales de service, notamment les clauses de résiliation et de préavis
- Demander des références ou des retours d'expérience de clients similaires
Une fois le prestataire choisi, deux documents doivent être signés avant tout dépôt de dossier : le contrat de prestation de services et le mandat de représentation fiscale. Ce dernier est le document officiel transmis à la DGFiP ; il est généralement rédigé par le représentant selon un modèle qu'il soumet à l'administration.
Phase 4 — Dossier et soumission DGFiP
Une fois tous les documents réunis et le prestataire mandaté, votre représentant fiscal constitue le dossier et le soumet au Service des Impôts des Entreprises Étrangères (SIEE), situé à Noisy-le-Grand, compétent pour toutes les entreprises étrangères sans établissement stable en France. Un dossier complet dès le premier dépôt est la condition d'un délai d'instruction minimal.
Vérifications avant soumission
- Mandat de représentation fiscale signé par le représentant légal habilité
- Extrait du registre du commerce à jour (moins de 3 mois) et conforme aux exigences de forme
- Statuts traduits et certifiés conformes
- Pièce d'identité du signataire en cours de validité
- RIB ou IBAN de la société fourni
- Justificatifs d'opérations taxables en France joints au dossier
- Délégation de pouvoir jointe si le signataire n'est pas le représentant légal statutaire
- Apostilles et traductions assermentées vérifiées et complètes
- Numéro de TVA étranger communiqué au représentant
- Confirmer avec le représentant l'adresse du SIEE destinataire et le mode de transmission
Le SIEE peut solliciter des pièces complémentaires après dépôt. Votre représentant fiscal gère ces échanges en votre nom. Restez disponible pour fournir rapidement tout document additionnel demandé, car chaque aller-retour allonge le délai d'instruction. Consultez notre page sur les délais de mise en place pour calibrer votre planning.
Phase 5 — Post-immatriculation
L'obtention du numéro de TVA français marque le début de vos obligations déclaratives. Votre représentant fiscal assume l'essentiel des démarches, mais vous devez lui fournir les informations nécessaires dans les délais impartis. Un retard dans la transmission de vos données se traduit directement par une déclaration tardive et des pénalités.
Actions à mener dès réception du numéro de TVA
- Mettre à jour vos factures avec le numéro de TVA français (mentions légales obligatoires)
- Informer vos clients et fournisseurs en France de votre numéro de TVA intracommunautaire
- Mettre en place un processus de transmission mensuelle (ou trimestrielle) des données comptables à votre représentant fiscal
- Identifier le régime déclaratif attribué (mensuel ou trimestriel) et les dates d'échéance
- Vérifier si des déclarations d'échanges de biens (DEB) sont nécessaires (mouvements intracommunautaires)
- Organiser la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans (factures achats/ventes)
- Préparer les éléments de la première déclaration de TVA (période couverte depuis le début des opérations)
- Confirmer les modalités de remboursement des crédits de TVA avec votre représentant
- Planifier un point de suivi régulier avec votre représentant fiscal (trimestriel recommandé)
Point de vigilance : Si des opérations taxables ont été réalisées avant l'immatriculation, la première déclaration de TVA doit couvrir l'intégralité de cette période de régularisation. Signalez ces opérations antérieures à votre représentant fiscal dès le début de la démarche afin d'éviter tout redressement.
Tableau récapitulatif des phases
Ce tableau synthétise les cinq phases de la démarche, les actions principales associées et les durées indicatives. Les délais sont donnés à titre d'orientation pour un dossier standard. Un dossier préparé en amont, avec tous les documents conformes dès le départ, se situe dans la fourchette basse.
| Phase | Actions principales | Durée indicative | Points de vigilance |
|---|---|---|---|
| Phase 1 — Analyse préalable | Vérification de l'obligation, identification des opérations, estimation du volume | 1 à 3 jours | Opérations déjà réalisées sans représentant = régularisation nécessaire |
| Phase 2 — Documents | Collecte des pièces, apostille, traductions assermentées | 1 à 4 semaines | Pays hors Convention de La Haye : légalisation consulaire = 3 à 6 semaines |
| Phase 3 — Sélection du prestataire | Comparaison des offres, vérification de l'accréditation, signature du contrat et du mandat | 3 à 7 jours | Vérifier impérativement le numéro d'accréditation DGFiP |
| Phase 4 — Dossier DGFiP | Constitution du dossier, soumission au SIEE, gestion des demandes complémentaires | 2 à 4 semaines | Dossier incomplet = rejet et nouveau délai d'instruction |
| Phase 5 — Post-immatriculation | Mise à jour des factures, paramétrage du processus déclaratif, première déclaration de TVA | Continu | Respecter les échéances déclaratives dès le premier mois |
Le délai total entre le lancement de la démarche et la réception du numéro de TVA français est généralement compris entre 4 et 8 semaines pour un dossier standard. Il peut être réduit à 2 à 3 semaines pour les entreprises de l'UE dont les documents ne nécessitent ni apostille ni traduction assermentée. Pour toute question sur les délais, consultez notre page dédiée au délai de mise en place du représentant fiscal.
Pour aller plus loin dans la préparation de votre dossier, retrouvez l'ensemble des ressources du guide représentant fiscal : obligations légales, documents requis, tarifs et comparatif des prestataires accrédités.