La désignation d'un représentant fiscal accrédité en France repose sur la constitution d'un dossier documentaire rigoureux. La DGFiP impose des exigences précises : tout document manquant, périmé ou non conforme entraîne le rejet du dossier et retarde l'obtention du numéro de TVA français. Cette page recense l'ensemble des pièces à rassembler, classées par catégorie, avec les conditions de forme applicables selon votre pays d'origine.
Documents relatifs à la société étrangère
Ces pièces établissent l'existence juridique et la situation fiscale de votre entreprise à l'étranger. Elles constituent le socle du dossier et sont examinées en premier par l'administration fiscale française.
Extrait du registre du commerce
L'équivalent étranger du K-bis français doit dater de moins de 3 mois au moment du dépôt du dossier. Ce document atteste de l'immatriculation en cours de validité de votre société, de sa forme juridique, de son siège social et de l'identité de ses dirigeants. Pour les pays anglo-saxons, le Certificate of Incorporation accompagné d'un Certificate of Good Standing remplit cette fonction. En Allemagne, il s'agit d'un Handelsregisterauszug ; en Espagne, d'une Certificación del Registro Mercantil.
Statuts de la société
Les statuts (Articles of Association, Satzung, Estatutos...) permettent à la DGFiP de vérifier l'objet social, la structure capitalistique et les pouvoirs des représentants légaux. Ils doivent refléter la situation juridique actuelle : si des modifications statutaires récentes ont été adoptées, joignez les procès-verbaux d'assemblée correspondants.
Attestation fiscale du pays d'origine
Certains services fiscaux français exigent une attestation prouvant que votre société est bien assujettie à la TVA dans son pays d'établissement, ou qu'elle remplit les conditions pour l'être. En pratique, votre numéro de TVA étranger (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, VAT number, NIF-IVA...) accompagné d'un document officiel le mentionnant suffit généralement.
Numéro de TVA étranger
Communiquez votre numéro d'identification à la TVA dans votre pays d'établissement. Pour les entreprises de l'Union européenne, ce numéro est vérifiable via le système VIES de la Commission européenne. Pour les entreprises hors UE, fournissez tout document officiel attestant de votre enregistrement fiscal.
Documents pour le contrat de représentation
Ces pièces formalisent la relation entre votre société et votre représentant fiscal. Elles confèrent au représentant les pouvoirs nécessaires pour agir en votre nom auprès de l'administration fiscale française.
Mandat de représentation fiscale
Le mandat de représentation (ou engagement de représentation fiscale) est le document central du dossier. Il est généralement rédigé par votre représentant fiscal selon un modèle qu'il soumet à la DGFiP. Ce mandat doit être signé par le représentant légal habilité de votre société et préciser l'étendue des pouvoirs conférés : dépôt des déclarations de TVA, paiement de la taxe, correspondance avec l'administration, gestion des remboursements.
Point d'attention : Le mandat doit être signé par une personne dont les pouvoirs sont justifiés par les statuts ou par une délégation de pouvoir formelle. En cas de signature par un mandataire autre que le gérant ou le directeur général, joignez la délégation de signature correspondante.
Délégation de pouvoir (si applicable)
Si le signataire du mandat n'est pas le représentant légal statutaire de la société, une délégation de pouvoir signée par ce dernier est indispensable. Ce document doit préciser explicitement le pouvoir de désigner un représentant fiscal en France et de signer les documents y afférents.
Pièce d'identité du signataire
Le passeport ou la carte nationale d'identité du dirigeant ou de la personne habilitée doit être fourni en copie lisible. Le document doit être en cours de validité à la date de signature du mandat.
Documents pour le dossier DGFiP
Au-delà des pièces relatives à votre société et au contrat de représentation, la DGFiP peut demander des justificatifs prouvant la réalité de vos opérations taxables en France. Ces documents varient selon votre situation commerciale.
Justificatifs d'opérations taxables
Selon la nature de votre activité, fournissez : des factures de vente ou d'achat impliquant des opérations localisées en France, des contrats commerciaux avec des clients ou fournisseurs français, des bons de livraison ou de commande, ou tout document attestant de l'existence d'un flux économique soumis à la TVA française. Ces justificatifs permettent à l'administration de valider la nécessité de l'immatriculation.
RIB ou coordonnées bancaires de la société
Le relevé d'identité bancaire (ou son équivalent étranger : IBAN, SWIFT/BIC) est nécessaire pour les éventuels remboursements de crédit de TVA. Il doit être au nom de la société, et non d'un compte personnel ou d'un tiers.
Déclarations fiscales antérieures (si applicable)
Si votre société a déjà réalisé des opérations en France sans représentant fiscal (situation à régulariser), l'administration peut demander les déclarations de TVA ou les relevés d'opérations correspondants pour établir la base de régularisation.
Apostille et légalisation
Les documents officiels étrangers (extrait de registre, statuts certifiés, délégations notariées...) doivent, selon leur pays d'origine, faire l'objet d'une formalité d'apostille ou de légalisation avant d'être acceptés par les autorités françaises.
Convention de La Haye — apostille
L'apostille est une certification simplifiée prévue par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle est apposée directement sur le document original par l'autorité compétente du pays émetteur (tribunal, ministère, notaire selon le type de document). Elle suffit à authentifier le document pour son usage en France. Tous les États membres de l'UE, les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada, la Suisse, le Japon et de nombreux autres pays sont signataires.
Légalisation complète pour les pays non signataires
Pour les documents provenant de pays non membres de la Convention de La Haye (certains États africains, quelques pays d'Asie centrale), une légalisation en chaîne est requise : certification par l'autorité locale compétente, puis par le ministère des Affaires étrangères du pays d'origine, et enfin par le consulat ou l'ambassade de France dans ce pays. Ce processus peut prendre plusieurs semaines — anticipez-le dès le début de votre démarche.
Documents UE dispensés : Dans le cadre de la coopération administrative entre États membres, les documents officiels de l'Union européenne bénéficient généralement d'une dispense d'apostille pour leur usage auprès des administrations françaises. Votre représentant fiscal vous confirmera les exigences précises selon votre pays d'établissement.
Exigences de traduction
Tout document rédigé dans une langue autre que le français doit être accompagné d'une traduction assermentée réalisée par un traducteur expert inscrit sur la liste d'une cour d'appel française ou d'un tribunal judiciaire. Les traductions réalisées par des services en ligne ou des prestataires non assermentés sont refusées.
Les documents concernés par cette exigence sont notamment :
- Les statuts de la société
- L'extrait du registre du commerce
- Les délégations de pouvoir notariées
- Les attestations fiscales étrangères
- Tout acte officiel utilisé dans le dossier
Le mandat de représentation fiscale, rédigé directement en français par votre représentant, n'est pas concerné. Le passeport du dirigeant est généralement accepté sans traduction si les informations essentielles (nom, prénom, date de naissance, nationalité) sont lisibles.
Anticipez un délai de 5 à 10 jours ouvrés pour les traductions assermentées. Ce délai peut être réduit à 24-48 heures moyennant un supplément tarifaire auprès des cabinets spécialisés. Renseignez-vous auprès de votre représentant fiscal accrédité : certains prestataires gèrent en direct les traductions pour leurs clients.
Tableau récapitulatif par catégorie
| Catégorie | Document | Conditions de forme | Validité |
|---|---|---|---|
| Société étrangère | Extrait du registre du commerce | Original ou copie certifiée, apostillé, traduit | Moins de 3 mois |
| Société étrangère | Statuts de la société | Copie certifiée, traduite | Version en vigueur |
| Société étrangère | Numéro de TVA étranger | Document officiel ou attestation | En cours de validité |
| Société étrangère | Attestation fiscale pays d'origine | Traduite si hors UE | Moins de 6 mois |
| Représentation | Mandat de représentation fiscale | Original signé, rédigé en français | Pas de limite |
| Représentation | Pièce d'identité du signataire | Copie lisible | En cours de validité |
| Représentation | Délégation de pouvoir (si applicable) | Originale ou certifiée, traduite | Non expirée |
| DGFiP | Justificatifs d'opérations taxables | Factures, contrats, bons de commande | Récents |
| DGFiP | RIB / IBAN de la société | Au nom de la société | Compte actif |
Différences selon le pays d'origine : UE versus hors UE
Les exigences documentaires varient sensiblement selon que votre société est établie dans l'Union européenne ou en dehors. Ce point est souvent mal appréhendé par les entreprises étrangères débutant leur démarche en France.
Entreprises établies dans l'Union européenne
Les sociétés de l'UE ne sont pas, en principe, tenues de désigner un représentant fiscal accrédité grâce au régime de dispense prévu par la directive TVA. Toutefois, elles peuvent choisir d'en désigner un volontairement, ou être tenues de le faire pour certaines opérations spécifiques. Dans ce cas, les documents sont généralement plus simples à fournir : pas d'apostille requise, traductions parfois allégées selon les conventions bilatérales, et reconnaissance mutuelle de certains documents officiels entre États membres. Consultez notre guide par pays pour les règles applicables à votre situation, notamment pour les entreprises allemandes, espagnoles, italiennes ou néerlandaises.
Entreprises établies hors Union européenne
Pour les entreprises établies hors de l'UE (États-Unis, Royaume-Uni, Chine, Canada, Suisse, Turquie...), l'obligation de représentation fiscale est systématique dès lors qu'elles réalisent des opérations taxables en France. Les exigences documentaires sont plus strictes :
- Apostille obligatoire pour les documents officiels des pays signataires de la Convention de La Haye
- Légalisation consulaire pour les pays non signataires
- Traduction assermentée systématique pour tous les documents en langue étrangère
- Délai de constitution du dossier généralement plus long (compter 2 à 3 semaines pour la seule collecte des pièces)
Le Royaume-Uni, depuis le Brexit du 1er janvier 2021, est désormais soumis au régime hors UE. Les entreprises britanniques doivent désigner un représentant fiscal accrédité pour leurs opérations en France, avec les exigences documentaires correspondantes. L'apostille britannique reste valide, le Royaume-Uni étant signataire de la Convention de La Haye.
Conseil pratique : Pour éviter toute erreur ou oubli, commencez à rassembler les documents dès le choix de votre représentant fiscal. Votre prestataire accrédité vous remettra une liste personnalisée selon votre pays d'origine et la nature de vos opérations. Consultez notre page sur les étapes de désignation et les délais de mise en place pour planifier votre démarche. Un dossier complet dès le premier dépôt est le meilleur moyen d'obtenir rapidement votre numéro de TVA français.
Pour comparer les offres des représentants fiscaux accrédités qui prennent en charge la constitution du dossier, consultez notre guide tarifaire et les profils par pays sur notre rubrique représentant fiscal par pays d'origine.