Étape 1 — Identifier votre obligation de représentation
Avant toute démarche, il est indispensable de déterminer si votre entreprise est légalement tenue de désigner un représentant fiscal en France. La réponse dépend principalement de votre pays d'établissement et de la nature de vos opérations sur le territoire français.
L'article 289 A du Code général des impôts pose le principe : toute entreprise établie hors de l'Union européenne qui réalise des opérations imposables à la TVA en France doit désigner un représentant fiscal accrédité par la DGFiP. Cette obligation s'applique notamment aux livraisons de biens, aux importations, aux prestations de services localisées en France et aux opérations de stockage.
Pour les entreprises établies dans un État membre de l'Union européenne, la situation est différente : elles peuvent généralement s'immatriculer directement en France sans passer par un représentant fiscal accrédité. Elles peuvent toutefois recourir à un mandataire fiscal (sans responsabilité solidaire) pour les assister dans leurs démarches. Consultez notre guide complet du représentant fiscal pour identifier précisément votre situation et les règles applicables selon votre pays d'origine.
Cas particulier post-Brexit : Depuis le 1er janvier 2021, les entreprises britanniques sont considérées comme établies hors UE et sont soumises à l'obligation de désignation d'un représentant fiscal accrédité pour leurs opérations taxables en France.
Étape 2 — Choisir un représentant fiscal accrédité
Le choix de votre représentant fiscal est une décision stratégique. Ce prestataire endosse une responsabilité solidaire pour le paiement de votre TVA : en cas de défaillance de votre entreprise, c'est lui qui devra s'acquitter des sommes dues auprès du Trésor public. Cette responsabilité particulière justifie une sélection rigoureuse.
Plusieurs critères doivent guider votre choix :
- L'accréditation DGFiP : vérifiez que le prestataire dispose d'une accréditation valide délivrée par la Direction Générale des Finances Publiques. Sans cette accréditation, votre immatriculation TVA sera refusée. Consultez notre page sur l'accréditation DGFiP pour comprendre les exigences.
- L'expérience sectorielle : certains prestataires sont spécialisés dans des secteurs spécifiques (e-commerce, import/export, services numériques). Une expertise sectorielle accélère la constitution du dossier et réduit les erreurs.
- La transparence tarifaire : les tarifs varient significativement d'un prestataire à l'autre. Comparez les prestations incluses (nombre de déclarations, assistance, gestion des remboursements) et pas uniquement le prix affiché.
- La réactivité : un représentant fiscal inaccessible en cas de contrôle fiscal ou de demande urgente de l'administration peut vous coûter cher en pénalités. Testez la réactivité avant de signer.
Notre comparatif indépendant des représentants fiscaux vous aide à identifier les prestataires fiables et à comparer leurs offres sur des critères objectifs.
Étape 3 — Signer le contrat et le mandat de représentation
Une fois le prestataire sélectionné, deux documents contractuels doivent être établis et signés avant toute démarche administrative :
Le contrat de représentation fiscale définit les obligations réciproques du représentant et de l'entreprise représentée : périmètre de la mission, prestations incluses, tarifs, modalités de résiliation et préavis. Lisez attentivement les clauses relatives à la responsabilité solidaire et aux conditions de résiliation. Un préavis de 1 à 3 mois est généralement prévu.
Le mandat de représentation fiscale est le document officiel par lequel votre entreprise autorise le représentant à agir en son nom auprès de l'administration fiscale française. Ce mandat doit être signé par un représentant légal de votre société et peut nécessiter une légalisation ou une apostille selon votre pays d'établissement.
Point de vigilance : Le mandat de représentation fiscale est un document juridiquement contraignant. Faites-le relire par un conseil juridique si vous avez le moindre doute sur les engagements qu'il implique, notamment en matière de responsabilité solidaire de votre représentant envers le Trésor public. Consultez notre page sur les obligations du représentant fiscal pour mieux comprendre ce cadre.
Étape 4 — Constituer et soumettre le dossier DGFiP
La constitution du dossier est l'étape la plus chronophage du processus. Un dossier incomplet ou comportant des pièces non conformes est la principale cause de rejet et de retard dans l'attribution du numéro de TVA. Votre représentant fiscal vous guidera sur les exigences spécifiques à votre situation, mais voici les documents systématiquement requis, détaillés dans notre page documents nécessaires :
| Document | Exigences de forme | Délai à prévoir |
|---|---|---|
| Statuts de la société | Traduction assermentée en français | 5 à 10 jours ouvrés |
| Extrait du registre du commerce | Moins de 3 mois, apostillé si hors Convention de La Haye | 3 à 7 jours ouvrés |
| Pièce d'identité du dirigeant | Passeport ou CNI en cours de validité | Disponible immédiatement |
| Mandat de représentation fiscale | Signé, éventuellement apostillé | 1 à 3 jours ouvrés |
| RIB de la société | Au nom de la société (IBAN international accepté) | Disponible immédiatement |
| Justificatifs d'opérations en France | Factures, contrats, bons de commande | À rassembler selon disponibilité |
Une fois le dossier complet, votre représentant fiscal le soumet au Service des Impôts des Entreprises Étrangères (SIEE), service spécialisé de la DGFiP situé à Noisy-le-Grand, compétent pour l'ensemble des entreprises étrangères n'ayant pas d'établissement stable en France. Le SIEE instruit le dossier et peut solliciter des pièces complémentaires.
Étape 5 — Obtenir le numéro de TVA français
Après validation du dossier par le SIEE, la DGFiP attribue à votre entreprise un numéro de TVA intracommunautaire français, composé du préfixe "FR" suivi d'une clé à 2 caractères et du numéro SIREN à 9 chiffres de votre représentant fiscal (ou d'un numéro d'identification spécifique pour les entités sans SIREN).
Ce numéro vous permet de :
- Facturer la TVA française à vos clients en France
- Déduire la TVA sur vos achats et frais réalisés en France
- Effectuer des acquisitions intracommunautaires en régime de TVA
- Solliciter des remboursements de TVA auprès de l'administration française
Consultez le site impots.gouv.fr pour les informations officielles sur la procédure d'immatriculation et les délais réglementaires. Le délai moyen entre le dépôt d'un dossier complet et l'attribution du numéro de TVA est de 10 à 20 jours ouvrés. Pour anticiper ce délai dans votre planification, consultez notre page dédiée au délai de mise en place.
Étape 6 — Premières obligations après immatriculation
L'obtention du numéro de TVA marque le début de vos obligations déclaratives en France. Votre représentant fiscal assume l'essentiel de ces démarches en votre nom, mais vous devez lui fournir les informations et documents nécessaires dans les délais impartis.
Les principales obligations à respecter dès l'immatriculation sont :
- Dépôt des déclarations de TVA : mensuelles (régime réel normal) ou trimestrielles (régime simplifié), selon le volume de TVA déclaré. La première déclaration couvre la période depuis le début des opérations taxables. Consultez notre guide sur la première déclaration de TVA pour éviter les erreurs fréquentes.
- Dépôt de la déclaration d'échanges de biens (DEB) : si votre entreprise réalise des mouvements de marchandises entre la France et d'autres États membres de l'UE, une DEB doit être soumise mensuellement à la DGFiP.
- Conservation des pièces comptables : toutes les factures d'achats et de ventes doivent être conservées pendant 10 ans conformément au droit fiscal français.
- Communication des informations à votre représentant : votre représentant fiscal ne peut effectuer vos déclarations qu'avec les données que vous lui transmettez (chiffre d'affaires HT, TVA collectée, TVA déductible). Mettez en place un processus de transmission régulier et fiable.
Rappel important : Même si votre représentant fiscal assume une responsabilité solidaire envers le Trésor public, c'est votre entreprise qui reste responsable de la transmission correcte et dans les délais des informations comptables. Tout retard dans la communication des données peut entraîner des déclarations tardives et des pénalités à votre charge.
Pour visualiser l'ensemble du processus en un coup d'oeil et ne rien oublier, téléchargez notre checklist complète de désignation du représentant fiscal.